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    河北科技學院公文處理及文件管理辦法

    時間:2014年12月30日點擊:


    第一章 總則

    第一條  為使河北科技學院(以下簡稱學院)公文處理工作規范化、制度化、科學化,提高發文工作的質量和效率,根據《國家行政機關公文處理辦法》,并結合我院實際,特制定本管理辦法。

    第二條  學校公文是以學校的名義,按照隸屬關系和職權范圍行使法定權利的表現形式,是傳達貫徹學校的方針政策、發布行政管理辦法和規章、施行行政措施、請示和答復問題、指導布置和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具,必須認真做好公文處理工作。

    第三條  學校各部門應發揚實事求是,認真負責的工作作風,克服形式主義和文牘主義,提高公文處理的效率和質量。

    第四條  公文處理必須做到及時、準確、簡捷、安全。

    第五條  各部門的公文處理工作,必須實行嚴格的保密制度,確保學校機密。

    第二章  公文種類

    第六條  公文種類主要有:

    (一)  請示

    適用于向上級機關請求指示、批準。

    (二)  報告

    適用于向上級機關匯報工作、反映情況,提出意見或建議,答復上級機關的詢問。

    (三)  指示

    適用于對下級機關部署工作,闡明工作活動的指導原則。

    (四)  通告、公告

    “通告”適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事。

    “公告”適用于向學校內外宣布重大事項。

    (五)  批復

    適用于答復下級機關請示事項。

    (六)  通知

    適用于批轉下級機關的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公文,發布規章,傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項,任免和聘用干部。

    (七)  通報

    適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或情況。

    (八)  決定、決議

    “決定”適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

    “決議”適用于經會議討論通過并要求貫徹執行的事項。

    (九) 

    適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題,向有關主管部門請求批準等。

    (十)  會議紀要

    適用于記載和傳達會議情況及議定事項,要求有關單位共同遵守執行。

    (十一)        計劃

    適用于進行工作安排。

    (十二)        其他公文

    以上沒有列明的公文種類。

    第三章  公文格式

    第七條  公文格式一般由機密等級、保密期限、緊急程度、發文機關、公文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、單位印章、成文時間、主題詞等。

    第八條  行文用紙幅面及版面尺寸

    行文用紙采用A4型紙,上下白邊為37mm±1mm,左右白邊為28mm±1mm,版心尺寸為156mm×225mm(不含頁碼)。張貼的通告、通知用紙大小,根據實際需要確定。

    第九條  行文中圖文的顏色

    未作特殊說明行文中圖文的顏色均為黑色。

    第十條  排版規格

    以紅頭文件發出的公文,標題用2號宋體字,正文用3號仿宋體字,文中如有小標題可用3號宋體字或黑體字,一般每頁排22行,每行28個字。

    其他公文未作特殊說明的,標題用3號黑體字,正文用4號宋體字,文中如有小標題可用3號宋體字或黑體字。

    第十一條  眉首

    (十三)        秘密等級和保密期限

    如需標識秘密等級,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第一行,兩字之間空一字;如需同時標識秘密等級和保密期限,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

    (十四)        緊急程度

    如需標識緊急程度,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空一字;如需同時標識秘密等級與緊急程度,秘密等級頂格標識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

    (十五)        發文機關標識

    發文機關標識使用宋體字,用紅色標識。

    黨發文套用“中共河北科技學院委員會文件”紅頭;院發文套用“河北科技學院文件”紅頭;處室、院系(部)、中心、館、后勤處等文件套用“河北科技學院處部室文件”紅頭。黨發文、院發文字號使用小初號宋體字加粗,處部室文件字號使用一號宋體字加粗。

    (十六)        公文字號

    公文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行,用3號仿宋體字,居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱,用六角擴號“〔 〕”括入;序號不編虛位(即1不編001),不加“第”字。公文字號下有一條與版心等寬的紅色反線。

    (十七)        簽發人

    上報的行文如需標識簽發人姓名,應平行排列于公文字號右側。公文字號居左空1字,簽發人姓名居右空1字;“簽發人”用3號仿宋體字,“簽發人”后標全角冒號,冒號后用3號楷體字表示簽發人姓名。

    如有多個簽發人,主辦單位簽發人姓名置于第1行,其它簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排,下移紅色反線,應使公文字號與最后一個簽發人姓名處于同一行。

    第十二條  主體

    (一)公文標題

    紅色反線下空2行,用2號宋體字或3號黑體字(具體區別見第十條),可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當。

    文件標題應當準確、簡要地概括文件的內容并標明發文機關、名稱和公文種類。除批轉法規性文件外,公文標題一般不加書名號和其它標點符號。

    (二)主送部門

    標題下空一行,左側頂格用3號仿宋體字,回行時仍要頂格;最后一個主送部門名稱后標全角冒號。如主送部門名稱過多而使行文首面不能顯示正文時,應將主送部門名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上,標識方法同抄送。

    (三)行文正文

    主送部門名稱下一行,每自然段左空2字用3號仿宋體字或4號宋體字(具體區別見第十條),回行頂格,數字、年份不能回行。

    (四)附件

    行文如有附件,在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼,附件名稱后不加標點符號。附件應與行文正文一起裝訂,并在附件左上角第1行頂格標識“附件”,有序號時標識序號,附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與行文正文不能一起裝訂,應在附件左上角第1行頂格表示行文的公文號并在其后標識附件(或帶序號)。

    (五)發文時間

    發文時間,以領導簽發日期為準;聯合行文,以最后單位簽發的日期為準。用漢字將年、月、日標全;“零”寫為“0”;發文時間的字體、字號與正文相同,標識位置見第十二條(七)款。

    (六)收、發文單位應寫單位全稱或規范化簡稱,聯合發文,應將主辦單位排列在前。發文單位字體、字號與正文相同,位置及其它要求見第十二條(七)款。

    (七)行文生效標識

    1.單一發文印章

    單一部門制發的行文落款處,置發文單位名稱,下一行標識發文時間。發文時間右空4字;加蓋印章應距正文2mm-4mm,端正、居中下壓發文時間,印章用紅色。

    當印章下弧無文字時,采用下套方式,即僅以下弧壓在發文時間上;當印章下弧有文字時,采用中套方式,即印章中心線壓在發文時間上。

    2.聯合行文印章

    當聯合行文需加蓋兩個印章時,應將發文時間拉開,左右各空7字;主辦部門印章在前;兩個印章均壓發文時間,印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式,以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切,相距不超過3mm。

    當聯合行文需加蓋3個以上印章時,為防止出現空白印章,應將各發文單位名稱(可用簡稱)排在發文時間和正文之間。主辦單位印章在前,每排最多排3個印章,兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章,均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最后一排印章之下一行右空2字標識發文時間。

    3.特殊情況說明

    對印章與正文不能同處一面時不得采取“此頁無正文”標注方式的特殊說明。目的是使印章與正文務必同處一頁,不留任何空白,堵住變造公文的漏洞。當公文排版后所??瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r,應采取調整行距、字距的措施加以解決。

    第十三條  附注

    行文如有附注,用3號仿宋體字,居左空2字加括“()”標識,在發文時間下一行。

    第十四條  版記

    (一)“主題詞”、詞目用3號黑體字,居左頂格標識,后標識全角冒號,詞目之間空一字。

    (二)抄送

    行文如有抄送,在主題詞下一行;左空1字用4號宋體字標識“抄

    送”,后標全角冒號;抄送部門間用頓號隔開,回行時與冒號后的抄送部門對齊;在最后一個抄送部門后標句號。如主送部門移至主題詞之下,標識方法同抄送部門。

    (三)印發部門和印發時間

    位于抄送部門之下(無抄送部門在主題詞之下)占1行位置;用4號宋體字。印發部門左空1字,印發時間右空1字。印發時間以行文付印的日期為準,用阿拉伯數碼標識。

    (四)版記中的反線

    版記中各要素之下均加一條反線,寬度同版心。

    (五)版記的位置

    版記應置于行文最后一頁(封四),版記的最后一個要素置于最后一行。

    第十五條  頁碼

    頁碼是標記公文張頁的順序號,用小五號半角阿拉伯數碼標識,置于版心下邊緣居中排布,數碼左右各放一條一字線。

    第十六條  行文的特定格式

    (一)上行文

    1.文頭(眉首)標識

    紅色反線之上左邊緣空1字,標識發文機關的公文字號;紅色反線之上右邊緣空1字,標識發文機關的簽發人姓名。

    2.根據需要,在正文之下與版記之上的附注位置,左空2字,標識發文機關的聯系人姓名和聯系電話,并用圓括號括入。

    3.在版記中不得標識打印人、校對人和印刷文件份數。

    (二)信函式格式

    發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm,推薦用宋體字,字

    號由發文機關酌定;發文機關全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細),距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗),兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本標準相應要素說明。

    (三)會議紀要格式

    會議紀要標識由“×××××會議紀要”組成,其標識位置同標準公文,字號由發文機關酌定。其它要素從本標準相關要素說明。

    第十七條  文件書寫(繕寫、擬辦、簽收等)一般使用鋼筆字、毛筆、簽字筆,不得使用圓珠筆、鉛筆和復寫。

    第十八條  公文的裝訂

    公文一律在左側裝訂,不要壓住文字,也不能只訂一顆訂書釘。

    第十九條  特定事項的處理

    (一)“請示”應當一文一事;一般只寫一個主送機關,需要同時送其它機關的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級機關。

    (二)“報告”不得夾帶請示事項。

    (三)向下級機關或者本部門的重要行文,應當同時抄送直接上級機關。

    (四)對上級單位的請示或報告,用單位組織名義發文。

    (五)與不相隸屬單位協商工作等,用行政名義行文。

    (六)內部行文??砂磫栴}的種類和性質,用處室、院系(部)、中心、館、后勤處等名義行文,相互之間不得使用發文形式解決問題,發文須經主管副校長審閱。

    (七)各單位一般不得越級行文。因特殊情況,必須越級行文的,應當抄報越過的單位。

    (八)發文應根據需要確定主、抄送單位,不得濫發。

    第四章 收文處理

    第二十條  收文處理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。學校與外界往來的文件由黨政辦公室統一登記、收文,并填制河北科技學院收文閱辦單。內部制發文件流轉,由各處、室、部門自行登記、收文、立卷、存檔。

    第二十一條  上級發來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和平級發來的文件,均由文秘人員統一簽收、開拆、登記、呈閱、分發并按不同類別進行分類處理。其中內容重要的急件,即時呈送領導批閱,如領導出差,立即送黨政辦公室領導處理。

    第二十二條  承辦人應根據文件規定的傳閱范圍或領導指示,安排傳閱或處理。領導之間不宜橫向傳遞,以免積壓或傳失。

    第二十三條  凡需以學校名義辦理的公文,應先送黨政辦公室主任簽批意見,再分送給有關部門辦理或送校長批示后辦理。辦公室主任在簽批公文時,認為無需送校長閱批的一般性公文,可根據公文內容和性質直接批有關部門閱辦。

    第二十四條  各單位收到急件時,應在1天內答復;普通文件,3天內應辦理,最遲不超過7天。需研究而無法立即辦理的,應書面或口頭簡要答復。

    第二十五條  加強公文檢查催辦工作。文秘人員對領導批示的公文及學校發出的文件,要認真督促、催辦,以防積壓或漏辦。各處室、院系、中心、館、后勤處等對上級發出的文件,需要匯報貫徹執行情況的,要及時檢查反饋。

    第二十六條  領導參加重要會議帶回的文件,在匯報和傳達后,應將會議文件交文秘人員立卷歸檔。

    第二十七條  分送有關領導或部門閱辦的文件,均應建立送閱登記。領導或部門審批、傳閱文件,一般在二十四小時之內交回,辦公室要及時催辦、催閱。

    第五章 發文處理

    第二十八條  發文處理一般包括擬稿、審稿、簽發、繕印、校對、用印、分發等程序。

    第二十九條  草擬公文的要求

    (一)要符合國家的方針、政策、法律、法令和學校的有關規定。如提出新的政策規定,要盡量與原來的有關規章制度相銜接,并加以說明。

    (二)情況真實,觀點明確,文字精練,條理清楚,層次分明,標點符號正確,篇幅力求簡短。

    (三)引用的公文要寫明發文機關、公文編號、標題和發文時間。

    (四)草擬公文必須使用統一格式的公文稿紙,文件字跡要清楚,文面應保持整潔,凡是文面混亂不清的,要重新清稿。

    (五)數字的寫法。正文文件中,除文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫外,其它用漢字書寫。

    (六)章節序號的寫法。一般應按下列順序排列:第一層“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”,第五層為“①”。

    (七)不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等,一般不要簡稱。

    第三十條  公文審核

    黨政辦公室對公文格式進行初步審核,不符合格式要求的公文退回擬稿單位,并說明原因。

    修改后的公文將返回辦公室再次審核,審核后的文稿由擬稿單位送分管校領導修改、簽發。

    第三十一條  公文簽發

    (一)學校所有發文均需填制河北科技學院發文審批單(以下簡稱審批單)。

    (二)各處室、院系、中心、館、后勤等單位草擬的公文先由擬文單位領導在審批單“核稿人”一欄簽字;如公文內容涉及其它業務部門的,應主動找相關部門會簽,并由該部門領導在“會簽”一欄中簽署意見。

    (三)擬文單位領導簽署意見后的公文,若以學校名義發文,應由相關副校長會簽后,送校長簽發;以黨委名義發文,送黨委書記簽發;以處部室名義發文,送主管副校長簽發,文稿內容涉及校領導職能交叉時,還應送相關校領導分別閱示,并在審批單“會簽”一欄中簽署意見。

    (四)黨政辦公室對校領導簽發后的文稿編號,擬文單位將文稿的電子版送打印室修改打印,由辦公室核稿人員最后復核,送打印室根據要求份數印制文件。

    (五)辦公室用印。下發文用印后由辦公室統一下發,上報文用印后由辦公室上報。

    (六)簽發后的公文不得再作任何修改,若確需修改必須重新送簽。

    (七)發文用印后交檔案室三份存檔。

    第六章 公文的管理

    第三十二條  各處室、院系、中心、館、后勤等單位要有專人負責文書的管理工作,建立嚴格的管理制度,加強對相關人員保密紀律教育,做好公文的管理工作。嚴禁將秘密公文帶往公共場所和家中。公文傳遞過程中,必須辦理登記、簽收、注銷手續,并按照收文薄檢查歸檔,以防遺漏。

    第三十三條  各單位工作中形成的公文文書,包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄像帶、錄音帶等有保存價值的資料,都必須由承辦人收集齊全,分類整理,移交文書或有關人員核對整理后,于次年第一季度送交檔案室歸檔,各單位、各經辦人不得越期自行留存應該歸檔的文件。

    第三十四條  文件使用手續

    (一)來文傳閱、借閱、清交等均要嚴格簽字登記手續,以防遺漏。

    (二)復印收文要嚴格控制內容和份數,由領導批準后方可復印。

    第三十五條  沒有存檔價值和存查必要的公文,由檔案室鑒別、登記后,交原單位自行保管。

     

     

                                                                                              二〇一四年十二月三十日

     


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